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关于加强声像档案移交的通知
发布时间：2018-02-06
关于加强声像档案移交的通知
各中心、各部门：声像档案是公司在生产、经营管理、销售等活动形成的有保存价值的材料，是以照片（包括底片）、录音带、录像带等不同载体形式存在的并辅以文字说明的历史记录。随着社会科技进步及公司的发展，声像档案在公司档案管理、对外宣传、历史研究、项目申报等活动中的发挥的作用越来越大。为了加强声像档案的管理，特作以下要求。
一、 声像档案的范围：
1. 公司开展的重大活动、会议形成的声像材料。
2. 省市级以上主要党政领导和社会知名人士参加公司活动形成的声像材料。
3. 公司主要领导外部重大活动及会议形成的声像材料。
4. 历届主要领导人的照片。
5. 公司形成的宣传片、广告片、纪录片等有意义的声像材料。
6. 其它具有保存价值的声像资料。
二、 归档时间
1. 对具有归档价值的声像材料，自形成之日起一个月内向综合档案室移交，并办理移交手续。不能及时移交的应经部门负责人同意后告知具体移交时间。
2. 声像档案形成部门应随时收集零散的声像资料，并判断其保存价值后按时向档案馆移交。
三、 归档要求
1. 归档的声像档案应为原件，原件应特殊原因不能移交的，应经部门负责人后同意后移交复印件。
2. 按卷移交，同一时间形成的多份照片、录音、录像应进行相关编辑后成套移交。
3. 照片的说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，准确地反映照片的内容；录音、录像内容不能完整说明内容的，也应辅以文字说明。
4. 所有的的声像档案应保存于易于保存拷贝的载体上。
5. 照片形成部门归档时应与档案馆办理移交手续，填写《文件材料交接表》。交接表一式两份，交接双方各保存一份。
各中心部门收到通知后，应积极整理现有的声像档案，按照归档要求于12月30前移交洋河档案馆。
公司办公室档案馆
2017.11.21
